Un Secretario eficiente

Ser una persona ordenada, no será un inconveniente ahora si sabe aprovechar las posibilidades del Outlook.

Este permite organizarse y administrar sus tiempos y tareas, para que usted se despreocupe en recordar cada detalle de sus horarios, citas o tareas que deba realizar.

En principio puede crear una tarea, con un nombre descriptivo de referencia llamado Asunto y podrá consultar luego qué tareas ha realizado y cuáles tiene aún pendientes.

También es posible tener un detalle de la tarea que debe realizar y determinar un plazo para su realización, así es posible configurar un aviso que le notificará a tiempo mediante un mensaje visual y auditivo en su pantalla. Al ingresar una tarea, Outlook estima que aún no ha comenzado con ella, por tanto indica que su estado es “No comenzada”, pero esto puede variarse y como opciones se encuentran: “En Curso”, donde puede especificar el porcentaje de la tarea que ha sido realizada; “Completada”, y adicionar algunos detalles de la tarea; “A la espera de otra persona”, muy útil para hacerle recordar el contactar a alguien de quien espera respuesta; o “Aplazada”, y postergar la fecha de finalización de esta tarea en particular.

Hay Tareas que son parte de nuestra rutina, éstas tareas pueden configurarse en Outlook como “Tareas Periódicas” e indicar el ciclo con que se repiten, en forma diaria, semanal, mensual o incluso anualmente.

Las tareas también pueden ser asignadas para otras personas, en cuyo caso, éstas recibirán el recordatorio o mensaje indicado por Usted. ¡Cuidado! Hay que tener presente que Outlook brinda la simpática opción al receptor de la tarea, de pasarla a alguien más.

Ahora, si el beneficiario de la tarea acepta cumplirla, puede enviarle a Usted un informe automático de Outlook sobre el progreso de la misma.

Como la cereza final del pastel, se encuentra el Calendario, muy flexible por cierto, y es imprimible, puede hacerlo bajo el estilo específico que desee.

Además en él es posible configurar feriados, colorear citas y eventos, programar citas para que el Calendario se las recuerde y darle además las opciones de Descartar el aviso, o Posponerlo para más tarde, recibiendo luego el mensaje correspondiente.

Si abre un formulario de Cita, introduciendo asunto, fecha y demás, pero elimina la hora de inicio y finalización, Outlook lo tomará como un evento de tiempo libre, permitiendo además que se extienda por varios días si lo desea.

En definitiva no será complicado ser organizado contando con la ayuda del Outlook, eso si… no olvide programar bien sus vacaciones… para que el Outlook se las recuerde…



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