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Un PC ordenado

Es común para muchos usuarios el “perder” archivos en su computador. Estos archivos no han sido borrados.. ¡Han desaparecido! Y luego de una intensa búsqueda, son encontrados en un lugar inesperado arrancando del usuario la expresión ¡Ah, allí está!

Bien, los archivos no toman paseos por el disco en una linda tarde de verano, son guardados en el lugar que no corresponde por un usuario apresurado.

Veamos algunos detalles que pueden ayudar a evitar ese tiempo desesperado de búsqueda intensa.

En primera instancia, tenemos los archivos o documentos y las carpetas. Es fácil identificar a éstas últimas, ya que Windows las indica mediante un pequeño dibujo identificativo llamado icono, con la forma de una pequeña carpeta amarilla.

Los documentos variarán su icono según con qué aplicación fueron creados y mostrarán uno identificativo de ésta.

Las carpetas, como en la vida tangible, sirven para guardar los documentos. Pero el guardar los archivos en el lugar por defecto que nos indica la aplicación, es el error más común, como el dejar el nombre estándar que proporcionan.

Las carpetas deben llevar un nombre que se relacione al contenido que se pondrá dentro, y los archivos deben tener un nombre que indique también su contenido.

Al guardar un archivo, debe buscarse en la estructura de carpetas, la carpeta creada a tal fin y guardar en ella el archivo relacionado.

Un ejemplo…

En la empresa se realiza en forma semanal informes de productividad, de stock y de empleados. Estos documentos se realizan en word, pero se han guardado con un nombre poco relacionado y en la carpeta Mis documentos. Al cabo de un tiempo, pueden ser inidentificables, teniendo que abrirlos de a uno para saber cuál es el que se desea encontrar.

Lo mismo pasa con las planillas de Excel donde se guardan los datos de las ventas diarias, y otra dónde se agrupa en una mensual, donde se saca los datos de entradas y salidas del mes.

Lo indicado, sería crear una carpeta llamada Informes, que contenga 3 carpetas más, llamadas productividad, stock y empleados, donde se guardarán los informes, que serán llamados de la forma “Semana01 – 01-02-05”, el identificativo “Semana01” dejará los archivos ordenados cronológicamente al ordenarlos por nombre; el identificativo de la fecha, es para determinar una búsqueda rápida por fecha de inicio de la semana, por si necesita saber el informe de la segunda semana de junio, por ejemplo.

Otra carpeta debe contener las planillas, ésta podría llamarse por ejemplo “Cuentas”, que contendrá una carpeta por mes, y dentro de ella, las planillas diarias de la forma “Ventas 01-02-05”. “Ventas” será identificativo del contenido y la fecha para una fácil ubicación y ordenamiento cronológico por nombre. Otra carpeta dentro de cuentas indicará EntradasSalidas y guardará las planillas respectivas a cada mes, con el nombre de “Enero-EntradasSalidas”, el mes debe colocarse como identificativo y “EntradasSalidas”, como referencia al contenido teniendo en cuenta que éstos documentos puedan variar su ubicación.

Una vez terminada la estructura, debe guardarse cada archivo en la ubicación designada a tal fin, notificando a los demás miembros de la empresa para evitar “pérdidas”.

Al finalizar el año, se guardarán éstas carpetas en otra llamada “2005”, con toda la información referente al año y se volverá a crear la estructura de carpetas para mantener el orden el año venidero.

Si ya tiene un problema de archivos “perdidos”, utilice la opción de búsqueda del explorador de Windows, y reorganice sus archivos arrastrando a las carpetas que crea indicadas o cree unas nuevas con una estructura lógica que evite gastar todo ese tiempo precioso en búsqueda de archivos.

Tómese el tiempo, estructure sus datos, cambie los nombres, y si bien esto le llevará un tiempo hacerlo, le evitará tanto en casa como en la oficina un tiempo ocioso de búsqueda perpetua.