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Ofimática para PYMES

El mantener una empresa no es una tarea simple, mucho menos el hacerla productiva. El sistema del anotador y la calculadora es algo del pasado, no por un tema de moda, sino porque ahora las herramientas de ofimática que están a la mano, simplifican las tareas, minimizan los errores y tienen en cuenta otras áreas también necesarias para los empresarios, como ser la imagen de la empresa y el marketing.

Microsoft ha hecho un esfuerzo por enfocar sus utilidades del Office por este camino, y el despreciar al ordenador no es una medida a tomar en cuenta hoy en día.

Dejando algunas cosas de lado, veamos que posibilidades ofrece a la PYMES el sistematizarse.

Control

El control en una empresa es uno de los pilares básicos. El control de stock, de servicios, de los pedidos, de las entradas, de las salidas, de los sueldos, de rendimiento de los empleados y el comprar a un buen costo, son los controles mínimos que preocupan a cualquier empresario.

Vemos que se puede hacer al respecto:

Para controlar el stock, lo ideal es crear una base de datos de Access, que notifique además cuando la existencia de un producto en stock, llega a un mínimo, de forma que envíe un informe automático por mail al encargado de realizar las compras. Igualmente se aplica si su empresa brinda servicios, una vez que entra un pedido, puede notificar al empleado correspondiente con un informe completo de la asistencia que debe proveer.

Las entradas, salidas y pagos de sueldo, pueden controlarse en su totalidad en Excel, la realización de fórmulas automáticas, destierran a los errores de su contabilidad, siempre y cuando los números que ingrese sean correctos. Uno de los beneficios, por ejemplo, es el comparativo gráfico que puede realizar mes a mes para el control de los gastos. ¿Subieron?¿Bajaron? Mediante una visión gráfica o general, comparativa o individual por rubro, puede determinar si hay gastos innecesarios o si merecen la pena, en comparación a los beneficios.

Con respecto a los sueldos, puede realizar un sistema combinando Access y Excel, que determine un control sobre sus empleados, contenga información general de cada uno, lleve la asistencia, licencias, rendimientos por ventas, comisiones y a la vez pueda imprimir los recibos de cobro.

Las compras de stock, materias primas, materiales de trabajo, etc…a buen costo, puede hacer la diferencia en sus ganancias de una forma increíble. ¿Cómo manejar esto? ¿Qué le parece realizar una planilla de proveedores que pueda comparar los precios e identificar los mejores? Incluso, podría chequear que productos tienen más salida y determinando una proyección de ventas basada en el pasado, pedir mejoras de precios o negociar otras posibilidades con sus proveedores.

Como puede verse las posibilidades de informatizar su empresa y recibir beneficios económicos por ello es algo real, no un asunto de moda informática. Por lo cual y siguiendo estos lineamientos de ayudarlo en lo posible comunicándole las posibilidades que la ofimática ofrece para su empresa, seguiremos hablando de ello en entregas futuras.