El Office en la oficina

¿Realmente es necesario aprender a manejar las herramientas del Office trabajando en una oficina?

¿Cómo se hacía antes?

¿Si los viejos métodos servían, por qué cambiar y hacerlo con el ordenador?

¿Es tan necesario que todos los empleados sepan manejar Word, Excel, Access, etc.?

¿No alcanza con que José sepa usarla? ¿Porqué todos en la oficina debemos aprender?

Estas son las preguntas que frecuentemente se realizan las personas con cierta reticencia a las nuevas tecnologías que la empresa incorpora. Antes no teníamos el ordenador y todo se hacía y bien… y es verdad, la empresa no empezó con el ordenador.

¿Entonces… por qué? ¿Por qué a mi edad o con tantos años de trabajo en la empresa tengo que aprender a manejar todo esto? Siempre cumplimos con el trabajo que se requiere sin el ordenador ¿por qué motivo cambiar ahora?

Es un asunto de lógica… pura lógica y números.

José recién termina de escribir a máquina aquel informe que contenía los precios de nuevos productos, 15 páginas. Resultó que han equivocado esos costos y debe modificarlos en el contenido del informe... debe escribir todo el informe de nuevo, pues éste debe ser enviado a todo el personal lo antes posible.

José es un empleado eficiente y vuelve a su máquina de escribir y comienza todo de nuevo con los datos corregidos. Da gracias a que la empresa ha comprado una fotocopiadora y hace allí las 50 copias para todos los empleados, las separa, organiza, une con grampas y se dispone a que sean entregadas a cada destinatario cuando le avisan que también debe ser enviado a los clientes que se puedan estar interesados en ese tipo de productos. Pero claro, el informe para los clientes debe tener algunas modificaciones, contener el costo final, quitar información extra, etc. Debe averiguar primero a que clientes se les debe enviar, según lo que suelen comprar... bueno, una tarea compleja que sin duda le llevará bastante tiempo.

Si supiera manejar el Office, toda esta tarea de principio a fin podría hacerla en minutos.

Podría cambiar en el informe al personal solo lo necesario antes de imprimirlo, podría tener una planilla Excel que automáticamente le agregara los impuestos para enviar el informe a los clientes con los costos finales, podría discriminar mediante una consulta en Access a los Clientes que han comprado productos de ese rubro.. y podría hacer llegar los informes correctos por mail, tanto a el personal como a los clientes en minutos.

Todo en minutos, no en horas ni en días… eso resulta en que José tendrá el resto del día para dedicarlo a otras tareas y por tanto su efectividad y rendimiento aumentará considerablemente.

Si cada empleado de la empresa puede hacer esto con sus tareas, el rendimiento general de la empresa aumentará considerablemente.

Es por eso que a la empresa le interesará de sobremanera que todos los empleados puedan recurrir a esas útiles herramientas para realizar su trabajo.

Y si... antes podía hacerse bien el trabajo sin el Office, pero ahora, puede hacerse mucho mejor y más rápido, así que no hay más remedio, hay que ponerse al día con las nuevas tecnologías.



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